Hibridiškai dirbančio žmogaus nešiojamasis kompiuteris biure gali pasirodyti kartą per savaitę ar dar rečiau, todėl jo priežiūra negali priklausyti nuo to, ar IT specialistas jį užtiks ant stalo. Atnaujinimai, apsauga ir pagalba turi pasiekti įrenginį ten, kur jis yra: namuose, kavinėje ar komandiruotėje.
Šis straipsnis ne apie tai, kaip organizuoti nuotolinį darbą, o apie pačius įrenginius: kaip žinoti, kad kiekvienas jų atnaujintas ir apsaugotas, ką daryti, kai kompiuteris pamestas, ir kaip padėti žmogui, kai jis sėdi namie, o gedimas neleidžia dirbti.
Kaip žinoti, kad kompiuteris tvarkingas, jei jo nematote
Biure IT specialistas gali priėjęs patikrinti, ar kompiuteryje įdiegti atnaujinimai ir veikia apsaugos programa. Dirbant hibridiškai to padaryti nepavyks, todėl kompiuteriai turi patys pranešti apie savo būklę. Tam naudojami įrenginių valdymo ir stebėsenos įrankiai: kiekviename kompiuteryje veikia nedidelė programa, kuri per internetą siunčia informaciją į centrinę sistemą.
Iš tokios sistemos matyti, kada kompiuteris paskutinį kartą prisijungė, kokia jo operacinės sistemos versija, ar įdiegti saugumo atnaujinimai, ar įjungtas disko šifravimas, kiek liko laisvos vietos ir kokia baterijos būklė. Jei kompiuteris kelias savaites neprisijungė, tai irgi signalas: galbūt jis guli stalčiuje, o galbūt jau pamestas.
Tokia apžvalga naudinga ir vadovui. Užuot klausus, ar visi kompiuteriai saugūs, galima gauti konkretų sąrašą: kurie įrenginiai tvarkingi, kuriems trūksta atnaujinimų, kuriuose neįjungtas šifravimas. Problemos sprendžiamos tada, kai jos dar mažos, o ne tada, kai kompiuteris jau užkrėstas ar dingęs.
Atnaujinimai nuotoliu, bet be trukdžių
Atnaujinimai turi būti diegiami automatiškai, nelaukiant, kol darbuotojas atvyks į biurą. Kita vertus, niekas nenori, kad kompiuteris persikrautų vidury pokalbio su klientu. Praktiškas sprendimas yra aiški tvarka:
- saugumo pataisos diegiamos automatiškai, o perkrovimą leidžiama atidėti, bet tik ribotą laiką;
- didesni operacinės sistemos atnaujinimai pirmiausia išbandomi keliuose kompiuteriuose ir tik tada diegiami visiems;
- programos (naršyklė, biuro paketas, PDF skaitytuvas) atnaujinamos centralizuotai, o ne paliekamos darbuotojo nuožiūrai;
- kompiuteriai, kurie ilgai negavo atnaujinimų, išskiriami ataskaitoje, ir su jų naudotojais susisiekiama.
Svarbu, kad atnaujinimai nebūtų gaunami tik per įmonės tinklą ar VPN. Jei kompiuteris juos gauna tik prisijungęs prie biuro tinklo, hibridiškai dirbančiam žmogui jie vėluos savaitėmis.
Šifravimas: pagrindas, o ne papildoma galimybė
Nešiojamasis kompiuteris, keliaujantis tarp namų ir biuro, anksčiau ar vėliau kur nors bus paliktas. Jei jo diskas neužšifruotas, radęs ar pavogęs žmogus gali perskaityti duomenis net nežinodamas slaptažodžio, tiesiog išėmęs diską ir prijungęs jį prie kito kompiuterio. Užšifruoto disko duomenys be rakto neperskaitomi. Kasdieniame darbe šifravimas beveik nejuntamas: kompiuteris įsijungia kaip įprastai, o naudotojas prisijungia savo slaptažodžiu ar PIN kodu.
Windows kompiuteriuose tam naudojamas BitLocker, Mac kompiuteriuose FileVault. Šifravimą verta įjungti centralizuotai, o atkūrimo raktus saugoti valdymo sistemoje, ne ant lipduko ar darbuotojo el. pašte. Kitaip, užstrigus kompiuteriui, raktą teks ieškoti, o kartais paaiškės, kad jo niekas neturi.
Kai kompiuteris pamestas arba pavogtas
Tokiai situacijai geriau pasiruošti iš anksto, nes ji visada ištinka netikėtai. Darbuotojas turi žinoti vieną dalyką: apie praradimą reikia pranešti iš karto, nelaukiant, kol kompiuteris galbūt atsiras. Toliau veikiama pagal sąrašą:
- Pakeičiamas darbuotojo slaptažodis ir priverstinai atjungiami visi jo paskyros seansai.
- Per valdymo sistemą kompiuteris užrakinamas, o prireikus nuotoliu ištrinamas, kai tik prisijungs prie interneto.
- Patikrinama, ar diskas buvo užšifruotas ir kokie duomenys jame galėjo būti.
- Įvertinama, ar incidentas susijęs su asmens duomenimis ir ar apie jį reikia pranešti priežiūros institucijai.
- Darbuotojui paruošiamas kitas kompiuteris, o įvykis užfiksuojamas apskaitoje.
Jei darbo failai saugomi debesyje, o ne tik kompiuterio diske, prarandamas tik įrenginys. Darbuotojas gali tęsti darbą kitame kompiuteryje dar tą pačią dieną.
Pagalba žmogui, kuris sėdi namie
Kai biure kas nors neveikia, žmogus nueina pas kolegą. Namie jis lieka vienas, todėl būtinas aiškus pagalbos kanalas: vienas telefono numeris arba el. pašto adresas, kuriuo užklausa užregistruojama ir pasiekia tą, kas ją spręs. Specialistas, darbuotojui leidus, prisijungia prie kompiuterio nuotoliu ir mato tą patį ekraną.
Ne visos problemos išsprendžiamos nuotoliu. Jei sudužo ekranas ar kompiuteris neįsijungia, reikia sutarti, kaip vyksta keitimas: ar darbuotojas atvyksta į biurą, ar įrenginys siunčiamas kurjeriu. Tokiam atvejui verta turėti vieną ar du paruoštus atsarginius kompiuterius. Kai darbo vietų priežiūra organizuota taip, kad kiekvienas kompiuteris ruošiamas pagal tą patį standartą, naują įrenginį darbuotojui galima perduoti greitai, o jo failai ir nustatymai atsiranda vos prisijungus prie paskyros.
Ko paprašyti darbuotojų
Technologijos uždengia didžiąją dalį rizikos, bet ne visą. Hibridiškai dirbantiems žmonėms verta sutarti dėl kelių paprastų taisyklių:
- bent kartą per savaitę palikti kompiuterį įjungtą ir prijungtą prie interneto, kad jis gautų atnaujinimus;
- be galo neatidėlioti perkrovimo, kai sistema jo prašo;
- darbo failų nelaikyti vien darbalaukyje, o naudoti įmonės debesies saugyklą;
- neleisti šeimos nariams naudotis darbo kompiuteriu;
- viešose vietose užrakinti ekraną net trumpam atsitraukus.
Šias taisykles geriausia aptarti išduodant kompiuterį ir trumpai priminti, kai keičiasi įranga ar tvarka.
Dažnai užduodami klausimai
Ar įmonė mato, ką darbuotojas daro darbo kompiuteryje?
Įrenginių valdymo įrankiai rodo techninę būklę: atnaujinimus, šifravimą, įdiegtas programas, laisvą disko vietą. Jie nėra skirti sekti darbuotojo veiklą, o apie naudojamas priemones darbuotojus verta aiškiai informuoti.
Ar galima darbui naudoti asmeninį kompiuterį?
Galima, bet tada įmonė turi mažiau kontrolės: sunku užtikrinti šifravimą, atnaujinimus ir duomenų ištrynimą, kai žmogus išeina. Paprastai saugiau išduoti įmonės kompiuterį, o asmeninius įrenginius leisti naudoti tik per naršyklę ar kitaip ribotai.
Ką daryti, jei kompiuteris ilgai neprisijungia prie valdymo sistemos?
Susisiekti su naudotoju ir išsiaiškinti priežastį. Dažniausiai kompiuteris tiesiog nenaudojamas, bet kartais paaiškėja, kad jis sugedęs ar pamestas, o apie tai niekas nepranešė.
Ar nuotolinis ištrynimas sunaikina ir įmonės duomenis?
Jis ištrina tai, kas buvo pačiame kompiuteryje. Jei darbo failai sinchronizuojami su debesimi, jie lieka saugūs ir pasiekiami iš kito įrenginio, todėl debesies saugykla ir nuotolinis ištrynimas veikia kartu.
Ar reikia VPN, jei visos programos veikia debesyje?
Ne visada. Jei dirbama tik debesies paslaugose su dviejų veiksnių autentifikavimu, VPN gali būti nebūtinas, tačiau jo vis dar reikia jungiantis prie biuro serverio ar vidinių sistemų.
